Hệ Thống Luồng Thông Tin Điều Hành
Agency Digital Marketing & Quản lý Gian Hàng Sàn Ecommerce — Chi tiết tương tác giữa các khâu
Luồng tổng thể
Chi tiết từng khâu
Ma trận tương tác
Luồng tuần (T2–T6)
Luồng dữ liệu
Vòng lặp cải tiến
🏢 Khách hàng
Nhu cầu & brief
Mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, thị trường
Hợp đồng khung
Điều khoản hợp tác, SLA, thanh toán
Phụ lục đơn hàng
Gói dịch vụ, thời hạn, KPI cam kết, ngân sách
🤝 Account
Tiếp nhận & phân tích
Đọc brief, xác định mục tiêu, clarify KH
Lập planning
Workload 1–3–6 tháng theo hạng mục
Brief xuống phòng ban
Giao task tuần, timeline, yêu cầu chất lượng
Theo dõi & kiểm soát
Check tiến độ daily, approve content
⚙️ Thực thi
📱 Social media dept
Content · Video · Ảnh SP · Bài SEO · Mô tả sàn
📈 Digital ads dept
Campaign · A/B test · Tối ưu · Retargeting
🛒 Ecommerce dept
Quản lý gian hàng · Upload SP · Flash deal
📦 Output
Workload output
Posts · Video · Listing · Bài SEO đã đăng
KPI performance
Reach · CTR · Lead · ROAS · Đơn hàng
Kết quả sàn TMĐT
Đơn hàng · Doanh số · Rating gian hàng
📋 Báo cáo T6
Account tổng hợp
Gom workload + KPI từ các dept
Phân tích & nhận xét
So sánh kế hoạch vs thực tế, lý giải
Gửi báo cáo KH
Workload + KPI + Đề xuất tối ưu
KH review & feedback
Xác nhận, điều chỉnh yêu cầu
↻ Vòng phản hồi liên tục: KH review báo cáo T6 → phản hồi điều chỉnh → Account cập nhật planning → phòng ban tái triển khai tuần tiếp. Chu kỳ tuần (operational) và tháng (strategic review).
Hợp đồng / Khách hàng
Account
Social media
Digital ads
Ecommerce
Khâu 1 Khách hàng → Account
🟣 Luồng thông tin: Tiếp nhận yêu cầu & ký kết hợp đồng
KH gửi brief
Sản phẩm, mục tiêu, timeline
Email / Meeting / Zalo
→
Account phân tích
Xác định gói dịch vụ phù hợp
Proposal deck, báo giá
→
Ký hợp đồng khung
Điều khoản, SLA, thanh toán
PDF / DocuSign
→
Phụ lục đơn hàng
Gói SP, KPI, thời hạn
Đính kèm hợp đồng khung
→
Onboarding
Bàn giao tài sản KH
Acc ads, fanpage, sàn TMĐT
Khâu 2 Account → Social Media Dept
🟢 Luồng thông tin: Giao nhiệm vụ content & workload
Content brief
Chủ đề, tone, format, deadline
Google Docs / Notion
→
Lên ý tưởng
Brainstorm concepts, key message
Content team sản xuất
→
Sản xuất content
Viết bài, dựng video, chụp ảnh
Trello / ClickUp task
→
Account duyệt
Review chất lượng, brand fit
Feedback → revise
→
Đăng tải & báo cáo
Schedule + update tracker
Sheet workload tuần
Khâu 3 Account → Digital Ads Dept
🟡 Luồng thông tin: Campaign setup & tối ưu KPI
Media brief
Budget, mục tiêu, KPI cam kết
Từ phụ lục hợp đồng
→
Setup campaign
Audience, creative, bidding
Ads Manager setup
→
Vận hành & theo dõi
Daily check, A/B test
Dashboard ads real-time
→
Tối ưu ngân sách
Tắt adset kém, scale tốt
Hàng tuần hoặc khi cần
→
Báo cáo KPI tuần
Reach, CPC, Lead, ROAS
Gửi Account trước T6
Khâu 4 Account → Ecommerce Dept
🟠 Luồng thông tin: Quản lý gian hàng & sàn TMĐT
Danh sách sản phẩm
SKU, mô tả, giá, ảnh
KH cung cấp
→
Upload & tối ưu listing
Tên SP, mô tả SEO, ảnh chuẩn
Social Media viết, Ecom upload
→
Tham gia chương trình
Flash deal, voucher, Shopee Ads
Ecom + Ads phối hợp
→
Theo dõi đơn & tồn kho
Xử lý phàn nàn, rating
Hàng ngày
→
Báo cáo gian hàng
Doanh số, đơn hàng, CTR sàn
Gửi Account trước T6
Khâu 5 Tổng hợp → Báo cáo Thứ 6
📋 Luồng thông tin: Tổng hợp & gửi báo cáo tuần
Social Media báo cáo
Workload hoàn thành tuần
Gửi Account trước T5
→
Ads báo cáo KPI
Reach, lead, chi tiêu, ROAS
Gửi Account trước T5
→
Ecom báo cáo sàn
Đơn hàng, doanh số
Gửi Account trước T5
→
Account tổng hợp
Merge data, phân tích, nhận xét
Sáng T6
→
Gửi KH trước 17h T6
Email/Zalo kèm file PDF
⚡ Deadline cứng
Ma trận tương tác thông tin giữa các bộ phận
Từ → Đến Khách hàng Account Social media Digital ads Ecommerce
Khách hàng — Gửi
• Brief sản phẩm, mục tiêu
• Ký hợp đồng khung
• Xác nhận phụ lục đơn hàng
• Bàn giao tài khoản (ads, fanpage, sàn)
• Phản hồi báo cáo tuần
• Điều chỉnh yêu cầu, ngân sách 		— — —
Account Gửi
• Báo cáo tuần (T6)
• Proposal & báo giá
• Kết quả KPI tháng
• Đề xuất tối ưu / upsell
• Thông báo phát sinh 		— Gửi
• Content brief tuần
• Kế hoạch workload tháng
• Approve / reject nội dung
• Feedback chỉnh sửa
• Deadline cụ thể từng task 		Gửi
• Media brief (KPI, budget)
• Thông tin sản phẩm, USP
• Creative assets từ Social
• Điều chỉnh target / budget
• Yêu cầu tối ưu đột xuất 		Gửi
• Danh sách SKU cần upload
• Thông tin chương trình KM
• Kế hoạch flash deal
• Yêu cầu tối ưu listing
• Phối hợp với Ads chạy Shopee Ads
Social media — Gửi
• Báo cáo workload tuần (trước T5)
• Nội dung chờ duyệt
• Cảnh báo chậm tiến độ
• Yêu cầu thêm thông tin từ KH
• Lịch đăng bài dự kiến 		— Gửi
• Creative assets (ảnh, video)
• Nội dung bài viết để chạy ads
• Caption & copy ads
• Ảnh sản phẩm chuẩn sàn 		Gửi
• Mô tả sản phẩm đã viết
• Ảnh sản phẩm đã chụp
• Nội dung Q&A gian hàng
• Bài viết blog / SEO liên quan
Digital ads — Gửi
• Báo cáo KPI tuần (trước T5)
• Dashboard ads real-time link
• Cảnh báo chi tiêu bất thường
• Đề xuất tăng/giảm budget
• Kết quả A/B test 		— — Gửi
• Data audience (Shopee Ads)
• Từ khóa hiệu quả từ search ads
• Insight hành vi mua hàng
Ecommerce — Gửi
• Báo cáo gian hàng tuần (trước T5)
• Đơn hàng, doanh số, rating
• Cảnh báo hết hàng / tồn kho
• Vấn đề khiếu nại cần xử lý
• Insight từ review KH 		Gửi
• Yêu cầu bổ sung ảnh / mô tả
• Đề xuất nội dung A+ page
• Từ khóa trending trên sàn 		— —
Luồng thông tin trong tuần làm việc (T2 → T6)
T2
Account Họp kick-off tuần: Account review feedback KH từ T6 trước → cập nhật brief → phân công task tuần mới cho Social Media, Ads, Ecom
Account Gửi content brief tuần cho Social Media Dept (chủ đề, format, deadline từng content)
Ads Review performance tuần trước: phân tích data campaign, xác định adset cần tối ưu
T3
Social Sản xuất content: viết bài, thiết kế ảnh, quay/dựng video theo brief. Deadline draft nội dung cho Account duyệt.
Ads Tối ưu campaign đang chạy: điều chỉnh bid, tắt adset kém, scale adset tốt. Cập nhật A/B test mới.
Ecom Nhận mô tả sản phẩm từ Social Media → upload lên Shopee/Lazada, tối ưu listing, đặt giá và voucher
T4
Account Duyệt content từ Social Media: review chất lượng, brand voice, feedback chỉnh sửa. Approve bài đạt yêu cầu.
Social Chỉnh sửa theo feedback → schedule bài lên các kênh. Bàn giao creative assets cho Ads Dept chạy paid.
Ads Nhận creative mới từ Social → cập nhật vào campaign. Check lead quality với team sales KH nếu có.
T5
Social Gửi báo cáo workload tuần cho Account: số posts đã đăng / kế hoạch, video hoàn thành, ảnh SP, bài SEO, listing đã upload
Ads Gửi báo cáo KPI tuần cho Account: Impression, Click, CPM, CPC, Lead, Chi tiêu, ROAS, Đơn hàng (attrib.)
Ecom Gửi báo cáo sàn tuần cho Account: Đơn hàng, doanh số, rating gian hàng, số SP đã upload, trạng thái tồn kho
T6
⚡
Account Sáng: Tổng hợp toàn bộ data từ 3 dept → merge vào template báo cáo tuần. Viết nhận xét, lý giải KPI, đề xuất tối ưu tuần tới.
KH Trước 17:00 — DEADLINE CỨNG: Account gửi báo cáo tuần đến khách hàng (email + Zalo + file PDF). Khách hàng review và phản hồi.
Account Chiều: Ghi nhận feedback KH → chuẩn bị điều chỉnh cho tuần sau. Cập nhật planning tracker.
Luồng dữ liệu theo loại thông tin
Loại thông tin Nguồn (Từ) Đích (Đến) Tần suất Kênh / Công cụ Format
Brief yêu cầu KH Khách hàng Account Đầu dự án / khi thay đổi Email, Meeting, Zalo Brief template, PDF
Hợp đồng & phụ lục Account KH ký xác nhận Đầu dự án / mỗi đơn hàng mới DocuSign / PDF Hợp đồng Word → PDF
Planning workload Account Social / Ads / Ecom Đầu tháng / quý Google Sheets, Notion, Trello Bảng phân công task
Content brief tuần Account Social Media Thứ 2 hàng tuần Slack, Google Docs, Zalo Doc template có chủ đề, format
Creative assets Social Media Digital Ads Theo task brief Google Drive, WeTransfer PNG/MP4 theo spec ads
Mô tả & ảnh sản phẩm Social Media Ecommerce Theo batch upload Google Drive, Sheets Sheets + folder ảnh
KPI ads real-time Digital Ads Account Liên tục (dashboard) Ads Manager, Google Data Studio Dashboard link share
Báo cáo workload tuần Social / Ads / Ecom Account Thứ 5, trước 17:00 Slack, Google Sheets Sheet tracker chuẩn
Báo cáo tuần → KH Account Khách hàng Thứ 6, trước 17:00 Email + Zalo PDF báo cáo chuẩn + slides
Phản hồi từ KH Khách hàng Account Sau khi nhận báo cáo Email, Zalo, Meeting Ghi chú → cập nhật planning
Insight từ sàn TMĐT Ecommerce Social + Ads + Account Hàng tuần Shopee Seller Center, Lazada Seller Report export Excel
Vòng lặp cải tiến liên tục (PDCA Loop)
Plan
Ký hợp đồng
Lập planning workload
→
Do
Social / Ads / Ecom
thực thi tuần
→
Check
Báo cáo T6
So sánh KPI vs kế hoạch
→
Act
Tối ưu strategy
Điều chỉnh workload
↩
3 vòng lặp theo chu kỳ thời gian
🔄 Vòng tuần (Weekly Loop)
T2: Brief + kick-off tuần mới
T3–T4: Thực thi workload
T5: Phòng ban nộp báo cáo → Account
T6: Account tổng hợp → gửi KH
T6 chiều: Nhận feedback → chuẩn bị T2 tuần sau
🔄 Vòng tháng (Monthly Loop)
Đầu tháng: Review kết quả tháng trước
Đầu tháng: Cập nhật planning workload tháng mới
Giữa tháng: Check tiến độ mid-month
Cuối tháng: Tổng kết KPI, so sánh cam kết
Cuối tháng: Monthly review meeting với KH
🔄 Vòng quý / Hợp đồng
Đầu quý: Review chiến lược tổng thể
Đầu quý: Điều chỉnh kế hoạch 3–6 tháng
Cuối quý: Đánh giá hiệu quả toàn diện
Trước hết HĐ: Đề xuất renewal / upsell
Ký gia hạn: Phụ lục mới + planning mới
Điều kiện kích hoạt điều chỉnh giữa chu kỳ
Tình huốngTín hiệuNgười phát hiệnLuồng xử lý
KPI thấp hơn 80% kế hoạch Báo cáo tuần, dashboard ads Digital Ads / Account Ads → Account → phân tích nguyên nhân → điều chỉnh creative hoặc budget → thông báo KH
KH thay đổi sản phẩm / brief đột xuất Email / call từ KH Account Account → họp internal → cập nhật brief → brief lại Social + Ads + Ecom → điều chỉnh planning
Workload chậm tiến độ Tracker hàng ngày Phòng ban tự báo cáo Phòng ban → Account → tái phân công nhân lực → thông báo KH nếu ảnh hưởng deadline
Phát sinh cơ hội (flash sale, trend) Thông báo từ sàn / social trend Ecom / Social Media Ecom/Social → Account → KH xác nhận → triển khai nhanh trong vòng 24–48h
Tài khoản ads bị vi phạm chính sách Cảnh báo từ Ads Manager Digital Ads Ads → Account ngay lập tức → Account thông báo KH → kháng cáo hoặc tạo acc backup