Luồng tiếp nhận dự án Đầu vào
Nguồn 1 — Account manager
Media brief
· Mục tiêu campaign (KPI cam kết)
· Ngân sách tổng & phân bổ nền tảng
· Target audience (demog, interest, geo)
· Timeline chạy campaign
· Phụ lục đơn hàng đính kèm
· Ngân sách tổng & phân bổ nền tảng
· Target audience (demog, interest, geo)
· Timeline chạy campaign
· Phụ lục đơn hàng đính kèm
→
Nguồn 2 — Social Media dept
Creative assets
· Ảnh sản phẩm (đúng spec từng sàn)
· Video TikTok / Reels / Shorts
· Caption & copy quảng cáo
· Bài viết Facebook / LinkedIn
· Ảnh banner đã crop theo ratio
· Video TikTok / Reels / Shorts
· Caption & copy quảng cáo
· Bài viết Facebook / LinkedIn
· Ảnh banner đã crop theo ratio
→
Nguồn 3 — Khách hàng (qua Account)
Tài sản tài khoản
· Quyền truy cập Ads Manager / BM
· Pixel / Conversion tag đã cài
· Danh sách sản phẩm (feed Shopee)
· Landing page URL đã QA
· Dữ liệu remarketing (audience cũ)
· Pixel / Conversion tag đã cài
· Danh sách sản phẩm (feed Shopee)
· Landing page URL đã QA
· Dữ liệu remarketing (audience cũ)
→
Đầu ra của khâu tiếp nhận
Campaign brief nội bộ
· Phân công nền tảng → Media buyer
· Checklist assets đủ / thiếu
· Lịch go-live từng campaign
· KPI tracker template đã điền
· QA checklist trước khi chạy
· Checklist assets đủ / thiếu
· Lịch go-live từng campaign
· KPI tracker template đã điền
· QA checklist trước khi chạy
Checklist kiểm tra trước khi nhận dự án
📋 Assets từ Social Media — đủ điều kiện?
| Hạng mục | Yêu cầu | Trạng thái |
|---|---|---|
| Ảnh SP (Facebook/Google) | 1200×628px, <1MB, JPG/PNG | Cần check |
| Video TikTok | 9:16, 15–60s, ≥720p, MP4 | Cần check |
| Video Reels/Shorts | 9:16, ≤60s hoặc 15s, subtitles | Cần check |
| Copy quảng cáo | Headline ≤30c, Description ≤90c | Cần check |
| Ảnh Shopee (listing) | 1:1, ≥500×500px, nền trắng | Cần check |
| Banner LinkedIn | 1200×628px hoặc 1:1 | Cần check |
🔑 Quyền truy cập tài khoản — đủ điều kiện?
| Tài khoản | Mức quyền cần | Trạng thái |
|---|---|---|
| Facebook Business Manager | Admin / Advertiser | Cần check |
| Google Ads MCC | Standard access | Cần check |
| TikTok Ads Manager | Operator | Cần check |
| Zalo Official Account | Editor + Ads | Cần check |
| LinkedIn Campaign Manager | Account manager | Cần check |
| Shopee Seller Center | Marketing access | Cần check |
Luồng xử lý khi thiếu asset / quyền truy cập
1
Phát hiện thiếu
Media buyer check checklist, ghi chú đỏ những hạng mục còn thiếu
→
2
Báo Account ngay
Slack / Zalo cho Account Manager trong vòng 2 tiếng, kèm danh sách cụ thể
→
3
Account xử lý
Account yêu cầu Social Media bổ sung asset hoặc liên hệ KH cấp quyền
→
4
Digital Ads nhận đủ
Confirm đủ asset → cập nhật lịch go-live nếu bị trễ
→
5
Tiến hành setup
Chuyển sang khâu thiết lập campaign theo platform
Luồng thiết lập theo từng nền tảng 6 platforms
Nhấn vào từng nền tảng để xem chi tiết quy trình thiết lập và các task cụ thể.
Google Ads
Intent-based
▶
1
Account structure
Tạo Campaign → Ad Group → Keyword → Ad theo chuẩn Google
→
2
Keyword research
Broad / Phrase / Exact match, negative keyword list, Search Terms review
→
3
Upload creative
RSA headlines, descriptions, Display banners 6 sizes, Video asset
→
4
Conversion setup
Verify Google Tag, import GA4 goals, set bid strategy (Target CPA/ROAS)
→
5
QA & go-live
Preview ad, kiểm tra URL, budget daily, time scheduling, geo target
Search campaignTừ khóa thương hiệu + category + competitor
Performance MaxFeed sản phẩm + audience signal + creative assets
YouTube AdsIn-stream skip / Non-skip / Bumper 6s
Display GDNRemarketing list + Similar audiences
ShoppingMerchant Center feed, product group, smart bidding
TrackingGoogle Tag, GA4 events, import conversions
Meta Ads (Facebook & Instagram)
Interest-based
▶
1
Campaign objective
Chọn mục tiêu: Awareness / Traffic / Engagement / Leads / Sales
→
2
Ad Set setup
Audience (core / custom / lookalike), placement (auto/manual), budget, schedule
→
3
Upload creative
Image, video, carousel, collection. Đúng ratio theo placement
→
4
Pixel & CAPI
Verify Pixel events, bật Conversions API để chống iOS signal loss
→
5
A/B test plan
Tối thiểu 2 creative variants / ad set để có data tối ưu sau 7 ngày
Audience buildingCustom audience từ pixel, video viewers, page engagers
Lookalike 1–3%Từ danh sách khách hàng, purchasers
RetargetingWebsite visitors, Add-to-cart, View Content 30/60/90 ngày
Lead formInstant form hoặc website, tự động đồng bộ CRM
Catalog SalesDynamic product ads từ catalog feed
Advantage+Advantage+ Shopping Campaign cho ecommerce
TikTok Ads
Entertainment-first
▶
1
Campaign & objective
Reach / Video Views / Traffic / App Install / Conversion / Shop
→
2
Ad Group setup
Audience targeting: interest, behavior, hashtag, creator lookalike. Budget & schedule.
→
3
Upload video
9:16, 15–60s (optimal 21–34s), caption ≤150c, CTA button, cover frame
→
4
TikTok Pixel
Cài Events API, verify PageView / ViewContent / Purchase events
→
5
Spark Ads option
Boost organic post từ tài khoản KH hoặc creator partner để tăng credibility
Zalo Ads
Local Vietnam
▶
1
Loại hình quảng cáo
Newsfeed (CPM/CPC), App Network, Zalo OA tin nhắn, Video ads
→
2
Targeting Zalo
Độ tuổi, giới tính, khu vực, thiết bị, sở thích, hành vi mua hàng Zalo
→
3
Creative upload
Ảnh 1200×628, video 9:16 hoặc 16:9, tiêu đề ≤50c, mô tả ≤90c
→
4
OA & remarketing
Custom audience từ danh sách SĐT, follower OA, người đã tương tác
LinkedIn Ads
B2B / Professional
▶
1
Campaign Group
Objective: Brand awareness / Website visit / Lead Gen / Job applicant
→
2
B2B Targeting
Job title, seniority, industry, company size, skills, groups
→
3
Ad format
Single image / Video / Carousel / Document / Spotlight / Message
→
4
Lead Gen Form
Pre-filled form trong app, sync lead về CRM qua webhook / Zapier
Shopee Ads
Ecommerce
▶
1
Product selection
Chọn SP boost: bán chạy / margin cao / mới launch. Đảm bảo listing đã tối ưu.
→
2
Search Ads
Keyword bidding (broad/exact), auto-bid hoặc manual CPC, daily budget
→
3
Discovery Ads
Target theo category, interest, hành vi xem SP tương tự trên Shopee
→
4
Flash Deal / Voucher
Đăng ký chương trình Shopee, thiết lập voucher shop + coin cashback
→
5
Phối hợp Ecom dept
Đồng bộ tồn kho, giá, vận chuyển trước khi tăng ngân sách Shopee Ads
Quy trình vận hành hàng ngày Daily Operations
1
Sáng: Check dashboard
Kiểm tra spend, CTR, CPC, lead count từng nền tảng. Phát hiện bất thường (spike / drop)
→
2
Phán đoán nguyên nhân
Audience fatigue? Creative cũ? Cạnh tranh tăng CPM? Budget hết sớm? Pixel lỗi?
→
3
Hành động tối ưu
Tắt adset / creative kém. Scale budget adset tốt. Refresh creative. Adjust bid.
→
4
Ghi chú thay đổi
Log mọi thay đổi vào Change Log (ngày, nền tảng, hành động, lý do)
→
5
Chiều: Verify kết quả
Kiểm tra tác động của thay đổi buổi sáng. Điều chỉnh tiếp nếu cần.
Vòng tối ưu theo tuần
01
Thu thập data (T2–T4)
Theo dõi performance từng ad set, creative variant. Đảm bảo đủ impression/click để có data thống kê có ý nghĩa (≥1000 impression/creative).
02
Phân tích A/B (T4)
So sánh CTR, CPC, conversion rate giữa các variants. Xác định winner bằng statistical significance ≥85%.
03
Ra quyết định (T4–T5)
Tắt losers. Scale budget winner +20–30%. Yêu cầu Social Media sản xuất creative mới dựa trên insight thắng.
04
Báo cáo tối ưu (T5)
Tổng hợp thay đổi tuần → gửi Account. Ghi rõ: trước/sau từng chỉ số, lý do thay đổi, dự báo tuần tới.
05
Triển khai tuần mới (T6–T2)
Nhận creative mới từ Social Media. Setup thêm test mới. Cập nhật audience mới nếu cần. Lên kế hoạch tuần tới.
Ma trận quyết định tối ưu
| Tình huống | Chỉ số nhận biết | Hành động ưu tiên | Nền tảng áp dụng | Báo Account? |
|---|---|---|---|---|
| CTR thấp hơn benchmark 30% | CTR <0.5% (FB), <1% (Google) | Refresh creative, test headline mới, yêu cầu Social Media làm variant khác | Tất cả | Có, kèm yêu cầu creative |
| CPM tăng đột biến >40% | CPM tăng, spend nhanh hơn bình thường | Mở rộng audience, duplicate sang audience mới, giảm frequency | Meta, TikTok | Không cần ngay |
| Frequency >3.5 (Meta) | Frequency cao, CTR giảm, CPC tăng | Refresh creative ngay, mở rộng audience, tắt ad set bão hòa | Meta Ads | Có, yêu cầu creative mới |
| Lead quality kém | Số lead nhiều nhưng close rate thấp | Thu hẹp audience, thêm qualifying câu hỏi vào form, điều chỉnh targeting | Meta, LinkedIn | Có, escalate ngay |
| ROAS thấp hơn target | ROAS <KPI cam kết trong phụ lục | Review funnel: landing page, offer, giá. Tập trung remarketing. Thay đổi bid strategy. | Google, Meta, Shopee | Có, báo cáo ngay + phương án |
| Chi tiêu hết sớm (before 3PM) | Budget cạn trước 15:00 | Bật ad scheduling (prime time 7–22h), giảm bid, điều chỉnh daily budget theo giờ | Tất cả | Tự xử lý |
| Tài khoản bị hạn chế / vi phạm | Notification từ platform, quảng cáo dừng | Dừng edit. Kháng cáo theo đúng quy trình. Dùng backup account nếu có. | Tất cả | Báo ngay trong 15 phút |
Luồng tạo báo cáo Output cuối tuần
A. Tổng quan chi tiêu tuần
Tổng chi tiêu
12.4M
/ 15M budget tuần
Impression
284K
↑ +18% vs T4
Click
4,820
↑ +12%
CTR avg
1.7%
↑ vs 1.3% T4
Lead
78
↑ +31%
CPL avg
159K
↓ giảm tốt
Revenue (attrib)
96M
↑ +15%
ROAS
4.8×
↑ vs 4.0× target
B. Breakdown theo nền tảng
| Nền tảng | Chi tiêu | Impression | CTR | Lead / Orders | ROAS | Đánh giá |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Google Ads | 4.2M | 85K | 3.2% | 28 leads | 5.1× | Vượt target |
| Meta Ads | 4.8M | 142K | 1.4% | 32 leads | 4.6× | Đạt target |
| TikTok Ads | 1.8M | 48K | 1.1% | 12 leads | 3.8× | Cần tối ưu |
| Zalo Ads | 0.6M | 9K | 0.9% | 6 leads | 2.4× | Cần xem lại |
| Shopee Ads | 1.0M | — | 2.8% | 42 orders | 6.2× | Xuất sắc |
C. Thay đổi tối ưu trong tuần (change log)
| Ngày | Nền tảng | Hành động | Lý do | Kết quả sau 48h |
|---|---|---|---|---|
| T2 | Meta | Tắt 2 ad set frequency >3.8 | CTR giảm, CPM tăng | CPM giảm 22% |
| T3 | Thêm negative keyword "miễn phí" | Click rác từ search không intent | CVR tăng 15% | |
| T4 | TikTok | Scale budget ad set A +30% | CPA thấp nhất nhóm | Lead tăng thêm 8 |
| T4 | Shopee | Tăng bid từ khóa "mỹ phẩm dưỡng da" | Đối thủ tăng bid, mất vị trí | Impression tăng 40% |
D. Đề xuất tuần tới
1. TikTok: Cần creative mới cho TikTok (video hiện tại >14 ngày, frequency cao). Yêu cầu Social Media làm 2 video 15s format trending.
2. Zalo: Cân nhắc giảm budget Zalo 30%, chuyển sang tăng Google Search vì ROAS Zalo thấp nhất.
3. Meta Retargeting: Tạo campaign retargeting riêng cho visitor 7 ngày chưa mua. Cần landing page URL từ Account.
4. Shopee: Đề xuất đăng ký Flash Deal tuần tới, cần xác nhận từ KH qua Account trước T2.
2. Zalo: Cân nhắc giảm budget Zalo 30%, chuyển sang tăng Google Search vì ROAS Zalo thấp nhất.
3. Meta Retargeting: Tạo campaign retargeting riêng cho visitor 7 ngày chưa mua. Cần landing page URL từ Account.
4. Shopee: Đề xuất đăng ký Flash Deal tuần tới, cần xác nhận từ KH qua Account trước T2.
Danh mục deliverables chính thức của phòng Digital Ads
| Deliverable | Nội dung | Gửi cho | Tần suất | Format | Deadline |
|---|---|---|---|---|---|
| Campaign setup report | Xác nhận đã setup xong: campaign name, budget, targeting, creative đã upload, tracking đã verify | Account Manager | Mỗi lần go-live | Google Sheet / Slides | Ngay sau go-live |
| Báo cáo nội bộ tuần | Performance breakdown theo platform, change log, đề xuất tối ưu tuần tới | Account Manager | Hàng tuần | Google Sheet template | Thứ 5 · 16:00 |
| Dashboard real-time link | Link Looker Studio / Data Studio tổng hợp data từ tất cả platform, auto-refresh | Account + KH (nếu cần) | Thiết lập 1 lần, duy trì liên tục | Looker Studio URL | Trong tuần đầu tiên |
| Yêu cầu creative mới | Spec chi tiết: kích thước, format, nội dung, tone, nền tảng mục tiêu, deadline cần | Social Media Dept | Khi cần (thường T2 hoặc T4) | Google Doc brief template | Trước khi cần dùng 3 ngày |
| Cảnh báo bất thường | Báo ngay khi: account bị hạn chế, spend spike, ROAS <2×, lead quality kém đột ngột | Account Manager | Ngay lập tức khi xảy ra | Slack / Zalo message | Trong vòng 15 phút |
| Monthly performance report | Tổng kết tháng: KPI vs cam kết, insight, strategy điều chỉnh tháng sau | Account Manager → KH | Hàng tháng | PDF Slides 10–15 trang | Ngày 3 tháng tiếp theo |
Lịch công việc tuần của phòng Digital Ads
T2Khởi động
Review
Review performance cuối tuần (T7–CN): kiểm tra spend, lead, ROAS từng platform khi không có ai trực
Nhận brief
Nhận media brief tuần từ Account Manager. Confirm ngân sách phân bổ theo platform. Raise câu hỏi nếu chưa rõ.
Check assets
Kiểm tra creative từ Social Media đã đủ chưa. Nếu thiếu → báo Account ngay trong buổi sáng.
Planning
Lập kế hoạch test A/B tuần: quyết định sẽ test gì, audience nào, creative variant nào trên platform nào.
T3Thực thi
Setup
Setup / update campaign mới (nếu có): tạo ad set, upload creative, điền targeting, set budget, schedule.
Monitor
Daily monitoring: check Ads Manager buổi sáng và chiều. Log mọi bất thường vào Change Log.
Tối ưu
Hành động tối ưu đầu tuần: tắt ad set kém (CPA >2× target), scale ad set tốt, refresh creative cũ >7 ngày.
T4Phân tích
A/B Analysis
Phân tích A/B test mid-week: sau 3–4 ngày đã có đủ data. Xác định winner. Tắt loser. Ghi insight.
Yêu cầu creative
Nếu cần creative mới → gửi brief spec cho Social Media Dept (cần creative trong 3 ngày = deadline T7). Ghi rõ: platform, kích thước, format, nội dung key message.
Budget check
Kiểm tra pace chi tiêu: mỗi platform đang dùng bao nhiêu % budget? Điều chỉnh phân bổ nếu cần.
T5Báo cáo
Tổng hợp data
Export data từ tất cả platform (Google, Meta, TikTok, Zalo, LinkedIn, Shopee) vào báo cáo nội bộ. Dùng Google Sheet template chuẩn.
Viết nhận xét
Viết phần nhận xét: lý giải tại sao mỗi chỉ số tăng/giảm. Viết đề xuất tối ưu tuần tới cụ thể (không chung chung).
Gửi Account
Deadline 16:00: Gửi báo cáo nội bộ cho Account Manager qua Slack/Google Drive. Account cần file này để tổng hợp báo cáo gửi KH vào T6.
T6⚡ Hỗ trợ
Standby
Sẵn sàng hỗ trợ Account nếu có câu hỏi từ KH về data ads. Giải thích các chỉ số khi Account cần làm rõ trong báo cáo.
Monitor
Tiếp tục monitor campaign. Thứ 6 thường là ngày peak traffic — theo dõi sát budget và performance.
Chuẩn bị T2
Draft kế hoạch tuần tới dựa trên nhận xét trong báo cáo và feedback KH (Account sẽ forward sau 17:00).
Ma trận đặc thù theo nền tảng
| Hạng mục | Meta | TikTok | Zalo | Shopee | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mục tiêu phù hợp | Bắt demand, tìm kiếm intent cao | Awareness, retargeting, lead | Awareness Gen Z, entertainment | Local Vietnam, OA, remarketing | B2B, tuyển dụng, thought leader | Tăng đơn hàng trực tiếp trên sàn |
| Creative từ Social Media cần | RSA copy (30c headline, 90c desc), banner 6 sizes, video 15–60s | Ảnh 1:1 & 16:9, video 15–30s, carousel 3–10 frames, copy ≤125c | Video dọc 9:16, 15–34s optimal, trending audio, hook 3s đầu | Ảnh 1200×628, video 16:9 hoặc 9:16, copy ngắn gọn tiếng Việt | Ảnh professional 1:1 hoặc 1.91:1, copy formal, CTA clear | Ảnh SP nền trắng 1:1, infographic khuyến mãi, banner flash deal |
| Targeting chính | Keyword (search), placement (display), audience signal (PMax) | Core audience, Custom audience (Pixel), Lookalike 1–3% | Interest, behavior, Creator lookalike, Custom audience | Độ tuổi, khu vực, sở thích, follower OA, SĐT upload | Job title, seniority, company, skills, industry | Keyword sàn, category browse, remarketing người đã xem SP |
| KPI chính theo dõi hàng ngày | CTR, Quality Score, CPC, Conversion, ROAS | Reach, Frequency, CTR, CPM, CPL, ROAS | VTR 2s/6s, CTR, CPV, Conversion | CTR, CPC, OA Follow, Message open | CTR, CPL, Lead form rate, Open rate | Impression SP, CTR, CIR, Orders, ROAS sàn |
| Benchmark CTR (ngành thương mại) | Search: 2–5% / Display: 0.3–0.5% | Feed: 0.9–1.5% / Stories: 0.5–1% | In-feed: 0.5–1.5% | Newsfeed: 0.3–0.8% | Sponsored: 0.3–0.6% | Search Ads: 2–6% |
| Tracking / Pixel cần cài | Google Tag, GA4 events, Merchant Center | Meta Pixel + CAPI, Custom events | TikTok Pixel, Events API | Zalo Tag, OA integration | LinkedIn Insight Tag, Lead Gen webhook | Shopee native tracking (built-in) |
| Tần suất refresh creative | Mỗi 3–4 tuần (RSA auto-rotate) | Khi frequency >3.5 hoặc CTR giảm >20% | Mỗi 7–10 ngày (trend thay đổi nhanh) | Mỗi 2 tuần | Mỗi 3–4 tuần (audience nhỏ) | Theo mùa vụ và chương trình sàn |
| Rủi ro đặc thù | Keyword rác, Quality Score thấp, Smart Campaign tự điều chỉnh | iOS14+ signal loss, account bị BM disabled, ad rejected | Creative bị từ chối, account trust score thấp, trend thay đổi | Reach hẹp, khó retargeting cross-device | CPL rất cao nếu không target đúng | Đối thủ bid cao, mất vị trí, CIR tăng mùa cao điểm |
Quy tắc phân bổ ngân sách khuyến nghị (tham khảo)
🎯 Mục tiêu Lead gen / B2C
Google Search: 35%
Meta Ads: 35%
TikTok Ads: 15%
Zalo Ads: 10%
LinkedIn: 5%
Meta Ads: 35%
TikTok Ads: 15%
Zalo Ads: 10%
LinkedIn: 5%
🛒 Mục tiêu Ecommerce
Shopee Ads: 30%
Meta (Dynamic): 30%
Google Shopping: 25%
TikTok Shop: 15%
Meta (Dynamic): 30%
Google Shopping: 25%
TikTok Shop: 15%
📢 Mục tiêu Brand Awareness
Meta (Reach): 30%
TikTok (View): 30%
Google Display/YT: 25%
Zalo: 15%
TikTok (View): 30%
Google Display/YT: 25%
Zalo: 15%