Luồng vận hành cấp phòng ban
Phòng Social Media
Lập kế hoạch · Sản xuất content · Đăng tải · Bàn giao assets cho Ads
Post & Copy
Ảnh sản phẩm
Video
SEO / Mô tả sàn
Creative Assets
Đầu vào của phòng Social Media Input sources
Nguồn 1 — Account Manager
Content brief dự án
· Phụ lục đơn hàng (gói dịch vụ, KPI)
· Thông tin KH: brand, sản phẩm, USP
· Mục tiêu campaign tháng
· Lịch campaign: ngày start, sự kiện KM
· Kênh cần phủ: Meta, TikTok, Zalo…
· Ngân sách thời gian (deadline tháng)
Nguồn 2 — Khách hàng (qua Account)
Tài nguyên thương hiệu
· Brand guideline (màu, font, logo)
· Hình ảnh gốc sản phẩm từ KH
· Key message, tagline, slogan
· Danh sách SKU & mô tả sơ bộ
· Ảnh chụp thô (nếu có)
· Feedback từ campaign trước
Nguồn 3 — Digital Ads Dept
Yêu cầu creative cho ads
· Spec kích thước từng platform
· Format: static / video / carousel
· Key message cần nhấn trong ad
· Deadline cần nhận assets
· Insight từ A/B test đang chạy
· Audience insight (tuổi, sở thích)
Đầu ra của khâu tiếp nhận
Content plan nội bộ
· Kế hoạch nội dung tháng (25–30 tháng trước)
· Phân công: writer / designer / video editor
· Task board trên Trello / Notion
· Lịch deadline nội bộ từng hạng mục
· Checklist assets cần sản xuất
· Lịch đăng tải tổng (content calendar)
Luồng xử lý khi nhận brief
1
Nhận brief từ Account
Social Media Lead đọc toàn bộ brief, confirm đã hiểu yêu cầu trong 24h
2
Clarify & hỏi thêm
List câu hỏi còn thiếu thông tin → gửi Account trong vòng 1 ngày làm việc
3
Lên content plan
Lập kế hoạch nội dung: số lượng, loại, nền tảng, ngày đăng, deadline nội bộ
4
Phân công task
Giao việc cho Content Writer, Designer, Video Editor. Cập nhật vào task board.
5
Gửi plan cho Account duyệt
Account review content calendar → approve hoặc chỉnh sửa trước khi triển khai
6
Bắt đầu sản xuất
Sau khi có approval, các team bắt đầu sản xuất theo lịch ưu tiên
Lộ trình lập kế hoạch content theo tháng Content Calendar
Lịch trình chuẩn hàng tháng — 3 làn song song
Làn 1 — Kế hoạch nội dung
Ngày 25–30 tháng trước
· Social Media Lead soạn content plan tháng tới
· Xác định chủ đề, key message theo brand calendar
· Map lịch đăng từng ngày cho từng kênh
· Phân loại: post ads, post daily, video, sàn
· Gửi Account duyệt trước ngày 30 tháng trước
· Account gửi KH confirm (nếu cần)
Làn 2 — Content Ads Campaign
Hoàn thành trước ngày 05 hàng tháng
· Sản xuất toàn bộ creative assets cho Ads Dept
· Ảnh theo spec từng nền tảng (Google, Meta, TikTok…)
· Video quảng cáo ngắn (15–30s)
· Copy / Caption cho từng ad format
· Mô tả sản phẩm cho sàn TMĐT (Shopee)
· Bàn giao cho Digital Ads trước ngày 05
Làn 3 — Content Daily & Video
Triển khai xuyên suốt cả tháng
· Post daily: sản xuất theo lịch và đăng tải đúng ngày
· Video: quay dựng theo tiến độ sản xuất
· Đăng tải video khi hoàn thành (không chờ đủ tháng)
· Content sàn: đăng tải song song với ngày campaign sàn
· Monitor & điều chỉnh nếu có phản hồi từ KH
Timeline chi tiết trong tháng
Content Production Timeline — Tháng điển hình 3 làn song song
Tháng trước25–30
Plan Lập content plan tháng tới: Social Media Lead soạn kế hoạch nội dung đầy đủ. Phân loại từng loại content theo kênh và ngày. Gửi Account duyệt.
Ads prep Xác định brief sản xuất creative cho Ads. Phân công writer / designer / video editor cho từng hạng mục ads campaign.
Account Account review & approve content calendar. Forward cho KH nếu cần confirm key campaign ngày.
01

05
Ads assets Ưu tiên #1 — Hoàn thành creative cho Ads: Toàn bộ ảnh, video ngắn, copy cho các nền tảng quảng cáo phải hoàn thành & bàn giao Digital Ads trước ngày 05. Digital Ads cần thời gian setup campaign.
Sàn TMĐT Hoàn thành mô tả sản phẩm & ảnh cho Shopee campaign tháng. Bàn giao cho Ecommerce Dept upload.
Daily post Bắt đầu đăng tải post daily theo lịch đã duyệt. Ngày 01 = bài đầu tháng.
06

15
Daily post Content daily: Sản xuất & đăng tải post hàng ngày theo lịch. Content Writer viết caption, Designer làm visual, lead approve trước khi đăng.
Video Quay & dựng video theo tiến độ. Đăng tải ngay khi video nào hoàn thành mà không cần chờ hết tháng. Ưu tiên video TikTok/Reels vì cần trend timing.
SEO Publish bài viết SEO theo lịch. Thường 1–2 bài/tuần tùy gói dịch vụ.
16

20
Daily post Tiếp tục content daily. Mid-month review: so sánh engagement post đã đăng để điều chỉnh nội dung nửa cuối tháng nếu cần.
Video Video đang trong quá trình dựng: check milestone với editor. Đăng video đã hoàn thành.
Account Account mid-month check với Social Media: tiến độ, chất lượng, vấn đề phát sinh. Nhận feedback từ KH (nếu có) qua Account.
21

24
Daily post Hoàn thành toàn bộ post daily tháng này. Kiểm tra lịch đăng cuối tháng.
Ads prep Bắt đầu chuẩn bị sớm cho creative tháng tới (nếu brief đã có). Tránh dồn việc vào ngày 01–05 tháng sau.
Video Hoàn thành & đăng tải video trong tháng. Video chưa xong chuyển sang tháng sau với note lý do.
25

30
Plan tháng sau Lặp lại chu kỳ: Lập content plan cho tháng tới. Đây là giai đoạn song song — vừa hoàn thành công việc tháng hiện tại vừa lên kế hoạch tháng tiếp theo.
Tổng kết Chuẩn bị dữ liệu workload tháng cho báo cáo. Đếm số content đã hoàn thành theo từng loại & kênh.
Cấu trúc Content Plan chuẩn gửi Account
Ngày Loại content Chủ đề / Key message Kênh đăng Format Người phụ trách Deadline nội bộ Trạng thái
01/06 Post daily Mở đầu tháng 6 — Summer collection Facebook, Instagram Ảnh 1:1 + caption 150c Writer A + Designer B 30/05 · 12:00 Done
01/06 Sàn TMĐT Campaign Shopee 6.6 — Flash deal sản phẩm A, B, C Shopee listing + banner Ảnh nền trắng + banner KM Designer C + Writer A 30/05 · EOD Done
02/06 Video Review sản phẩm — unboxing format TikTok TikTok, Reels Video 9:16 · 30–45s Video Editor D Khi dựng xong Đang quay
03/06 Ads asset Creative set cho Meta campaign tháng 6 Meta Ads (Ads dept) Ảnh 1:1 + 16:9 + carousel 5 frame Designer B 04/06 · 17:00 In progress
05/06 Post daily Tips sử dụng sản phẩm — Infographic Facebook, Zalo OA Infographic 1:1 Designer C + Writer B 04/06 · 12:00 Chưa làm
4 luồng sản xuất song song Parallel tracks
Post & Copy
Daily
Luồng: Brief → Writer viết caption → Designer làm visual → Lead review → Account approve → Đăng tải

Tiêu chuẩn output:
· Caption đúng tone of voice brand
· Visual đúng kích thước & brand color
· Hashtag phù hợp (10–15 tags)
· CTA rõ ràng ở cuối caption
· Đã schedule đúng giờ vàng nền tảng
Video
Theo tiến độ
Luồng: Brief → Script → Quay → Dựng thô → Review → Chỉnh sửa → Export → Đăng tải

Tiêu chuẩn output:
· Hook 3 giây đầu phải bắt mắt
· Có phụ đề (subtitles) đủ 3 ngôn ngữ
· Nhạc nền không vi phạm bản quyền
· Export đúng format từng platform
· Đăng khi hoàn thành (không chờ đủ tháng)
Ảnh sản phẩm
Batch
Luồng: Nhận SP từ KH → Lên kế hoạch chụp → Chụp / retouching → QA ảnh → Resize theo spec → Bàn giao

Tiêu chuẩn output:
· Ảnh nền trắng cho sàn TMĐT
· Ảnh lifestyle cho social post
· Resize đúng spec từng platform
· File gốc lưu trong Drive theo thư mục
· Đặt tên file theo quy ước chuẩn
SEO & Mô tả sàn
Deadline 05
Luồng: Research keyword → Viết mô tả SP → Tối ưu SEO onpage → Review → Gửi Ecom upload sàn

Tiêu chuẩn output:
· Tên SP chứa từ khóa chính (Shopee SEO)
· Mô tả đầy đủ công dụng, thành phần, cách dùng
· Bullet points rõ ràng (5–8 điểm nổi bật)
· Từ khóa phụ trong mô tả dài
· Bài SEO blog: ≥800 từ, đủ H1/H2/H3
Luồng sản xuất creative assets → bàn giao Digital Ads
⚡ Ưu tiên cao nhất — Hoàn thành trước ngày 05 mỗi tháng
1
Nhận creative brief từ Ads
Ads gửi spec: platform, kích thước, format, key message, deadline
2
Writer viết copy ads
Headline ≤30c, description ≤90c, CTA. Theo tone brand. Ít nhất 3 variants.
3
Designer làm visual
Ảnh / banner đúng kích thước từng platform. Tối thiểu 2 creative variants cho A/B test.
4
Video editor (nếu cần)
Video ads 15–30s. Hook mạnh 3 giây đầu. Format 9:16 và 16:9.
5
QA & Lead approve
Check kích thước, format, nội dung đúng brief. Đánh dấu ready.
6
Bàn giao Ads trước ngày 05
Upload lên Google Drive shared folder. Notify Ads Dept qua Slack.
Luồng sản xuất video (tiến độ độc lập)
Video đăng tải khi hoàn thành — không chờ đủ tháng
1
Content brief video
Chủ đề, format (unboxing / tutorial / review / brand story), nền tảng, độ dài mục tiêu
2
Viết script
Script đầy đủ: lời thoại, shot list, props cần, location, thời lượng từng cảnh
3
Pre-production
Chuẩn bị: thiết bị, sản phẩm, người đứng hình, location, ánh sáng, lịch quay
4
Quay (shooting)
Quay theo shot list. Luôn quay dư 30% footage để có lựa chọn khi dựng.
5
Dựng & chỉnh sửa
Edit, màu, âm thanh, phụ đề, nhạc, motion graphic. Xuất bản nháp cho Lead review.
6
Review & approve
Lead review → Account approve (nếu cần) → chỉnh sửa vòng 1–2 → Final export
7
Đăng tải ngay
Upload lên TikTok / Reels / YouTube khi xong. Không chờ đủ lô. Báo Account.
Yêu cầu kỹ thuật content theo từng nền tảng

Nhấn vào từng nền tảng để xem spec chi tiết. Social Media Dept phải sản xuất đúng spec để Ads Dept không cần chỉnh sửa thêm.

Meta (Facebook & Instagram)
Post + Ads assets
Post Feed ảnh
1:1 (1080×1080) hoặc 4:5 (1080×1350)
Caption post
≤2200c · hiển thị tốt nhất ≤125c trước "more"
Video Feed
9:16 hoặc 4:5 · 15s–10 phút · MP4 H.264
Reels
9:16 · ≤90s · có phụ đề · hook 3s đầu
Stories
9:16 (1080×1920) · ≤15s video · safe zone top/bottom 250px
Ads Image (Facebook)
1200×628 (16:9) hoặc 1:1 · <1MB · JPG/PNG
Ads Headline
≤30 ký tự · rõ benefit · không dùng capslock
Ads Description
≤30 ký tự primary / ≤90c description
Carousel
1:1 per card · 2–10 cards · mỗi card có headline riêng
Video Ads
16:9 hoặc 9:16 · 15–30s optimal · phụ đề bắt buộc
Hashtag
Facebook: 3–5 tags · Instagram: 10–15 tags
Thời điểm đăng
Facebook: 8–9h, 12h, 19–21h · Thứ 3, 4, 5
Google (YouTube + Display + Search)
Ads assets only
Search Ad Headline
≤30c · 3–15 headlines/ad · keyword insertion ok
Search Ad Description
≤90c · 2–4 descriptions/ad · benefit-focused
Display Banner
300×250, 728×90, 160×600, 320×50, 970×90 · JPG/PNG ≤150KB
Responsive Display Ad
Ảnh 1.91:1 (1200×628) + 1:1 (1200×1200) · Logo 1:1 hoặc 4:1
YouTube In-stream
16:9 · ≥30s (skippable 5s) / ≤15s non-skip · MP4
YouTube Bumper
≤6s · key message ngay giây đầu · không skip
PMax Asset
≥5 headlines, ≥5 desc, ≥5 ảnh, ≥1 video, logo
Lưu ý
Social Media làm assets, KHÔNG setup campaign (Ads Dept phụ trách)
TikTok
Post + Ads video
Video format
9:16 dọc · 1080×1920 · MP4 / MOV · ≥720p
Độ dài optimal
Organic: 21–34s · Ads: 15–30s · Max: 10 phút
Hook 3s đầu
Bắt buộc: câu hỏi / shock value / thị giác mạnh / text on screen
Caption TikTok
≤2200c · dùng 3–5 hashtag trending + brand hashtag
Phụ đề
Bắt buộc · tự động hoặc burn-in · font dễ đọc trên mobile
Nhạc nền
Dùng sound từ TikTok Sound Library · KHÔNG dùng nhạc có bản quyền ngoài
Thời điểm đăng
7–9h sáng, 12–13h, 19–23h · Thứ 3, 5, 6 hiệu quả nhất
Tỷ lệ safe zone
Tránh text trong vùng 15% bottom (UI overlay) và 15% top
Zalo (Newsfeed & Official Account)
Post + OA content
Ảnh bài đăng
1200×628 (16:9) hoặc 1:1 · <5MB · JPG/PNG
Caption Zalo
≤1000c · ngắn gọn · tiếng Việt tự nhiên · có CTA
Bài viết OA
≥300 từ · có ảnh header · xuống dòng rõ ràng · link CTA ở cuối
Video Zalo
16:9 hoặc 9:16 · <50MB · MP4 · ≤3 phút
Tin nhắn broadcast
≤4000c · không spam · 1–2 lần/tuần max
Lưu ý đặc thù Zalo
Content phải "địa phương hóa" — gần gũi người Việt, không quá formal
LinkedIn
B2B content + Ads
Ảnh post
1200×628 (1.91:1) hoặc 1:1 · PNG/JPG · <5MB
Caption LinkedIn
≤3000c · 3 dòng đầu phải hook · professional tone
Carousel/Document
PDF ≤100MB · 1:1 hoặc 4:3 · mỗi trang có visual mạnh
Video LinkedIn
16:9 hoặc 1:1 · 3s–30 phút · phụ đề bắt buộc
Ads Image
1200×628 · <5MB · text <20% diện tích ảnh
Tone & content style
Thought leadership · Case study · Insight ngành · Không dùng meme hay trend vui vẻ
Shopee (Sàn TMĐT)
Listing + Campaign content
Ảnh chính SP
1:1 (500×500 min, 2000×2000 optimal) · nền trắng · <2MB
Ảnh phụ (tối đa 9)
Lifestyle, infographic công dụng, bảng thành phần, hướng dẫn dùng
Tên sản phẩm
≤120c · [Thương hiệu + Tên SP + Đặc tính + Size/màu] · chứa từ khóa chính
Mô tả sản phẩm
500–5000c · bullet point rõ ràng · từ khóa phụ · hướng dẫn sử dụng · cam kết
Video sản phẩm
9:16 hoặc 16:9 · 10s–60s · <30MB · MP4
Banner campaign
600×200 (header) hoặc 1200×600 (flash deal banner)
Keyword Shopee SEO
Research trên Shopee Seller Center · dùng 3–5 từ khóa chính trong tên SP
Lịch đăng tải
Đồng bộ với ngày campaign sàn (6.6, 7.7, Sinh nhật Shopee…)
Quy trình approve & đăng tải Quality gate
1
Hoàn thành nháp
Writer / Designer / Editor hoàn thành và upload lên folder Draft trên Drive
2
Self-check
Người làm tự check theo QA checklist trước khi submit. Đánh dấu từng mục.
3
Lead review
Social Media Lead review: chất lượng, brand voice, kỹ thuật. Feedback trong vòng 4h.
4
Chỉnh sửa (vòng 1)
Người làm chỉnh sửa theo feedback. Tối đa 2 vòng chỉnh sửa per content.
5
Account approve
Gửi Account xem trước (với content quan trọng / campaign lớn). Feedback trong 2h.
6
Schedule / bàn giao
Post daily → schedule. Assets cho Ads → upload Drive + notify. Sàn → bàn giao Ecom.
QA Checklist trước khi đăng / bàn giao
Post & Caption
Đúng tone of voice brand (không quá formal / informal)
Caption có hook ở câu đầu tiên
CTA rõ ràng ở cuối (Nhận ngay / Xem thêm / Nhắn tin)
Hashtag đúng số lượng theo platform
Không lỗi chính tả / ngữ pháp
Link (nếu có) đã kiểm tra không 404
Scheduled đúng ngày & giờ theo content calendar
Visual / Ảnh
Đúng kích thước theo platform (không bị crop)
Logo đúng vị trí, không bị che khuất
Font đúng brand guideline
Màu sắc đúng brand color code
Text trong ảnh ≤20% diện tích (ads)
File lưu đúng tên quy ước: YYYY-MM-DD_platform_type
File gốc (PSD/AI) lưu trong thư mục Source
Video
Hook 3 giây đầu đủ mạnh (xem không muốn bỏ qua)
Phụ đề chính xác, font đọc được trên mobile
Nhạc nền không vi phạm bản quyền
Âm thanh rõ ràng, không tiếng ồn nền
Đúng tỷ lệ 9:16 và safe zone UI
Logo / watermark đúng vị trí
Export đúng format từng platform (MP4 H.264)
Ads Assets & Sàn
Kích thước ảnh đúng spec Ads Dept gửi
Copy headline ≤30c / description ≤90c
Tối thiểu 2 creative variants cho A/B test
Đã upload đúng thư mục Google Drive shared
Đã notify Ads Dept qua Slack sau khi upload
Ảnh sản phẩm sàn: nền trắng, đủ 9 ảnh, đúng tên file
Mô tả sản phẩm sàn: có từ khóa SEO, đủ bullet point
Bảng deliverables chính thức của phòng Social Media
DeliverableMô tảGửi choDeadlineFormat
Content plan tháng Kế hoạch nội dung đầy đủ: ngày đăng, loại content, chủ đề, kênh, người phụ trách, deadline nội bộ Account Manager Ngày 25–30 tháng trước Google Sheet / Notion
Creative ads assets tháng Toàn bộ ảnh, video, copy cho campaign quảng cáo của tháng. Đủ spec từng platform. Tối thiểu 2 variants/format. Digital Ads Dept Trước ngày 05 hàng tháng Folder Drive được đặt tên chuẩn
Content sàn TMĐT Ảnh SP (nền trắng + lifestyle), mô tả sản phẩm tối ưu SEO, banner campaign theo lịch sàn Ecommerce Dept Đồng bộ ngày campaign sàn Folder Drive + Google Sheet mô tả
Post daily đã đăng Bài đăng hàng ngày theo lịch, đã được approve và schedule đúng giờ. Báo cáo số lượng đã đăng mỗi tuần. Account Manager (báo cáo) Đúng ngày theo lịch Scheduled trực tiếp trên platform
Video đã publish Video TikTok/Reels/YouTube đăng tải ngay khi hoàn thành. Báo Account sau mỗi lần đăng. Account Manager (thông báo) Khi dựng xong Upload trực tiếp + share link
Báo cáo workload tuần Số lượng content hoàn thành theo từng loại (post, ảnh, video, SEO, sàn). So sánh với kế hoạch tháng. Account Manager Thứ 5 · 15:00 Google Sheet workload tracker
Lịch công việc tuần của phòng Social Media
T2Lên kế hoạch
Nhận brief Nhận content brief tuần từ Account Manager. Confirm đã hiểu yêu cầu. Raise câu hỏi nếu thiếu thông tin.
Kick-off Họp nội bộ phòng (30 phút): phân công task tuần, confirm deadline từng thành viên, check tiến độ video đang quay/dựng.
Ads prep Nếu trong giai đoạn ngày 25–05: ưu tiên sản xuất creative ads campaign cho tháng tới / tháng hiện tại.
T3Sản xuất
Post daily Writer viết caption & content cho các bài đăng T4–T5–T6 tuần này. Designer làm visual tương ứng. Đảm bảo buffer 2 ngày.
Video Quay video theo lịch đã set (nếu có shooting ngày này). Editor tiếp tục dựng video đang trong pipeline.
Ảnh SP Chụp ảnh sản phẩm (nếu có lịch). Retouching ảnh batch đang chờ. Upload vào Drive theo thư mục chuẩn.
T4Review
Lead review Social Media Lead review toàn bộ nội dung đã sản xuất T2–T3. Feedback và chỉnh sửa. Approve bài T4–T5–T6 để schedule.
Schedule Schedule bài T5–T6 và T2 tuần sau lên platform (Buffer / Meta Business Suite / TikTok Creator). Đúng giờ đăng theo kế hoạch.
SEO Publish bài SEO blog (nếu có lịch tuần này). Upload lên CMS, SEO on-page check trước khi publish.
T5Báo cáo
Tổng hợp Tổng hợp workload tuần: đếm số content đã hoàn thành theo từng loại (post, ảnh, video, SEO, ads assets, sàn). Điền vào tracker.
Gửi Account Deadline 15:00: Gửi báo cáo workload tuần cho Account Manager. Nêu rõ: hoàn thành / chậm / lý do chậm / tiến độ tuần sau.
Video check Check milestone video đang dựng: dự kiến hoàn thành khi nào? Notify Account nếu có video sắp publish.
T6Hỗ trợ
Standby Standby hỗ trợ Account khi có câu hỏi từ KH về content. Giải thích lý do chọn chủ đề / format nếu Account cần.
Monitor Kiểm tra bài đã đăng trong tuần: comments, engagement, phản hồi. Trả lời comments quan trọng (nếu được giao).
Video Nếu có video hoàn thành hôm nay: publish ngay, báo Account link. Video TikTok: đăng trong khung giờ vàng 19–21h.
Chuẩn bị T2 Draft task list cho tuần sau dựa trên content calendar. Chuẩn bị brief cho thành viên để T2 bắt đầu ngay.
Báo cáo workload tuần — mẫu chuẩn Gửi Account · Thứ 5 · 15:00
Báo cáo workload tuần — Phòng Social Media Tuần 19 · 29/4 – 5/5/2025
Tổng kết hoàn thành
Post đã đăng
14
/ 15 kế hoạch (93%)
Video published
2
TikTok + Reels
Ảnh SP hoàn thành
28
/ 30 (93%)
Bài SEO đăng
2
/ 2 (100%)
Ads assets bàn giao
16
files cho Ads dept
Mô tả sàn
40
SP đã viết xong
Chi tiết theo kênh
KênhLoại contentKế hoạchĐã hoàn thànhGhi chú
FacebookPost ảnh + caption55 100%Đã schedule đến T7
InstagramFeed + Stories44 100%2 stories tuần này
TikTokVideo 9:1621 50%Video 2 đang dựng, dự kiến publish T2 tuần sau
Zalo OABài viết + Post33 100%
LinkedInPost thought leader22 100%
ShopeeMô tả SP + ảnh40 SP40 SP 100%Đã bàn giao Ecom dept
Google (ads)Creative assets12 files12 files 100%Đã upload Drive + notify Ads
Ghi chú & đề xuất:
· TikTok video 2: Bị chậm do cần quay thêm footage lifestyle — dự kiến publish T2 tuần sau. Không ảnh hưởng kế hoạch tháng.
· Ảnh SP: 2 ảnh còn lại đang chờ sản phẩm mẫu từ KH (Account đã được báo). Sẽ hoàn thành khi nhận được SP.
· Đề xuất tuần tới: Nên làm thêm 1 video Reels dạng tutorial cho Facebook/Instagram dựa trên trend hiện tại — có thể tăng organic reach tốt.